Biuletyn Informacji Publicznej

OGŁOSZENIE O NABORZE NA STANOWISKO

ASYSTENTKA DYREKTORA / ASYSTENT DYREKTORA

Trafostacja Sztuki w Szczecinie

Trafostacja Sztuki w Szczecinie to prężnie rozwijająca się samorządowa instytucja kultury, realizująca liczne projekty artystyczne, wystawy, wydarzenia oraz współprace krajowe i międzynarodowe. Poszukujemy osoby, która będzie wspierać Dyrektora oraz zespół Instytucji w organizacji pracy, koordynacji procesów administracyjnych i realizacji bieżących działań.

Jeśli jesteś osobą dobrze zorganizowaną, samodzielną, odpowiedzialną i cenisz pracę w inspirującym środowisku kultury – zapraszamy do aplikowania.

1. Miejsce pracy

Trafostacja Sztuki, ul. św. Ducha 4, 70-205 Szczecin

2. Stanowisko

Asystentka Dyrektora / Asystent Dyrektora

3. Forma zatrudnienia

• umowa o pracę,
• pełny etat,
• praca stacjonarna w siedzibie Trafostacji Sztuki.

4. Oferujemy

• wynagrodzenie zasadnicze: 4 750 zł -5700 zł brutto (w zależności od doświadczenia, kwalifikacji i stażu pracy),
• dodatek za wieloletnią pracę: 0–20% wynagrodzenia zasadniczego,
• możliwość otrzymania dodatków specjalnych,
• świadczenie urlopowe,
• stabilne zatrudnienie w samorządowej instytucji kultury,
• pracę w przyjaznej atmosferze, opartej na współpracy i wzajemnym wsparciu,
• możliwość współtworzenia wydarzeń artystycznych i projektów realizowanych przez Trafostację Sztuki,
• rozwój zawodowy w inspirującym środowisku kultury i sztuki.

5. Zakres obowiązków

• prowadzenie sekretariatu oraz korespondencji Dyrektora i Instytucji,
• organizowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, w tym przygotowywanie protokołów ze spotkań według potrzeb Pracodawcy,
• prowadzenie i aktualizowanie rejestru umów, w tym rejestrowanie umów cywilnoprawnych oraz innych umów zawieranych przez Trafostację Sztuki, nadawanie numeracji, bieżąca ewidencja oraz nadzór nad kompletnością dokumentacji związanej z ich zawieraniem i realizacją,
• prowadzenie i aktualizowanie rejestrów spraw, zarządzeń oraz innych dokumentów wewnętrznych,
• przygotowywanie informacji o stanie bieżących spraw oraz raportów i analiz według potrzeb Pracodawcy,
• zapewnianie prawidłowego obiegu dokumentów i informacji w Instytucji,
• aktualizowanie dokumentacji wewnętrznej, w tym regulaminów, procedur i zarządzeń, zgodnie ze zgłoszonymi potrzebami oraz zmianami przepisów,
• koordynowanie kalendarza działań, wystaw i wydarzeń realizowanych w Trafostacji Sztuki,
• uczestniczenie w realizacji wewnętrznych zadań projektowych oraz przygotowywanie prezentacji projektów,
• kontrolowanie kompletności umów, dokumentów przychodzących oraz zarządzeń,
• kontrolowanie dokumentacji pod względem merytorycznym,
• organizowanie podróży służbowych Dyrektora,
• komunikowanie się z kontrahentami, także w języku angielskim,
• aktualizowanie Biuletynu Informacji Publicznej we współpracy z informatykiem,
• koordynowanie rezerwacji i płatności hotelowych,
• współtworzenie polityki komunikacji i public relations Instytucji,
• dbanie o spójność systemu identyfikacji wizualnej Trafostacji Sztuki,
• współpraca z kuratorami i artystami przy realizacji projektów artystycznych,
• współpraca przy działaniach promocyjnych Instytucji,
• przygotowywanie projektów umów z kontrahentami i zleceniobiorcami,
• przygotowywanie projektów umów oraz innych dokumentów związanych z realizacją wydarzeń we współpracy z obsługą prawną.

6. Wymagania niezbędne

• pełna zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych,
• brak prawomocnego skazania za przestępstwa wskazane przepisami prawa,
• wykształcenie wyższe,
• bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność ustalania priorytetów,
• umiejętność redagowania pism i przygotowywania dokumentów,
• sprawna obsługa komputera oraz pakietu Microsoft Office lub równoważnych narzędzi biurowych,
• komunikatywna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie,
• umiejętność pracy pod presją czasu i prowadzenia wielu zadań jednocześnie,
• samodzielność, dokładność, odpowiedzialność i wysoka kultura współpracy.

7. Dodatkowym atutem będzie

• doświadczenie w samorządowej instytucji kultury lub jednostce sektora finansów publicznych,
• znajomość zasad funkcjonowania instytucji kultury,
• doświadczenie w organizacji wydarzeń kulturalnych lub projektów międzynarodowych,
• znajomość systemu BIP lub elektronicznego obiegu dokumentów,
• doświadczenie w prowadzeniu rejestrów umów oraz obsłudze obiegu dokumentów,
• znajomość zasad kancelaryjnych i archiwizacji dokumentacji,
• umiejętność pracy projektowej,
• kreatywność, inicjatywa oraz umiejętność współpracy z różnorodnymi zespołami.

8. Wymagane dokumenty

• CV,
• kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje oraz ukończone kursy i szkolenia,
• kopie świadectw pracy lub innych dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe,
• podpisane oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb procesu rekrutacji zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO.

Przykładowa klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Trafostację Sztuki z siedzibą w Szczecinie, przy ul. św. Ducha 4, w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko Asystentki Dyrektora / Asystenta Dyrektora, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).”

Wszystkie składane oświadczenia powinny zawierać datę oraz własnoręczny podpis kandydata.

9. Jak aplikować?

Dokumenty należy składać do dnia 17.07.2026 r.

• osobiście w siedzibie Trafostacji Sztuki,
• elektronicznie na adres: katarzyna.drozd@trafo.art

z dopiskiem:

„Nabór na stanowisko Asystentki Dyrektora / Asystenta Dyrektora”

10. Dodatkowe informacje

Skontaktujemy się z wybranymi osobami spełniającymi wymagania formalne.

Dbamy o równe traktowanie wszystkich kandydatów i tworzymy miejsce pracy wolne od dyskryminacji.

Dołącz do Trafostacji Sztuki i rozwijaj swoją karierę w miejscu, gdzie profesjonalizm spotyka się z kulturą, kreatywnością i dobrą atmosferą pracy.

11. Klauzula informacyjna RODO

Administratorem danych osobowych jest Trafostacja Sztuki z siedzibą przy ul. św. Ducha 4 w Szczecinie. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie na potrzeby procesu rekrutacyjnego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Podanie danych wymaganych przepisami jest obowiązkowe, a pozostałych – dobrowolne.